E-Rechnung

E-Rechnung kommt ab 2025 – Bereiten Sie sich jetzt vor!

Das Wachstumschancengesetz bringt ab 01.01.2025 die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) mit sich.

Achtung: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung!

Dies betrifft alle Unternehmen in Deutschland, die in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Rechnungen an Privatpersonen sind derzeit noch nicht betroffen.

Die Übergangsregelungen sind wie folgt:

  • Ab 01.01.2025 dürfen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.
  • Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000€ E-Rechnungen versenden.
  • Ab 01.01.2028 sind alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen viele Vorteile, wie z.B. Kosteneinsparungen und Optimierung des Cash-Managements. Es ist jedoch wichtig, dass Sie ein System zum Empfang von E-Rechnungen bis zum 01.01.2025 implementieren!

Bei der Nichteinhaltung der Neuregelungen drohen Konsequenzen!

Es zeigte sich in dem Entwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 13.06.2024, dass der Vorsteuerabzug des empfangenden Unternehmens spätestens ab 01.01.2028 an das Vorliegen einer E-Rechnung geknüpft ist. Wenn der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder hierzu technisch nicht in der Lage ist, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen (Papier-) Rechnung durch den Rechnungsaussteller.

Schritt für Schritt

Was ist zu tun? 

  1. Schritt: Prüfen Sie am besten, ob Sie bereits eine Softwarelösung integriert haben, mit welcher Sie die neuen Anforderungen umsetzen können. Sie können die E-Rechnung versenden, empfangen und lesbar machen und sind mit Ihrer Lösung zufrieden? Prima! Dann sind Sie gut ausgerüstet für die neuen Anforderungen! Wenn aber die Prüfung ergibt, dass Sie noch nicht alle Vorgaben technisch umsetzen können, müssen Sie reagieren! 
  2. Schritt: Sie müssen feststellen, dass Sie keine E-Rechnung verarbeiten können. Dann muss eine Lösung implementiert werden. 
  3. Schritt: Gerne beraten und unterstützen wir Sie, eine gute Lösung zu implementieren. Melden Sie sich gern bei uns. 

TOP 10 Infos

  1. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist nicht gleichzusetzen mit einer PDF-Rech­nung. E-Rechnungen müssen die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Eine PDF-Rech­nung ist per Definition somit eine „sonstige Rechnung“, die spätestens ab 2028 nicht mehr zulässig ist.
  2. Die E-Rechnung betrifft alle deutschen Unternehmen: Die E-Rechnung betrifft alle deutsche Unternehmen, welche selber Rechnungen erstellen oder solche von anderen Unternehmen erhalten. Rechnungen an Privatpersonen sind bisher nicht betroffen.
  3. Der Empfang der E-Rechnung muss möglich sein: Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen emp­fangen, verarbeiten und speichern können. Außerdem muss die empfangene Rechnung lesbar gemacht werden können, unabhängig davon, welches Format der Rechnungsversender verwendet.
  4. Das Versenden der E-Rechnung wird Pflicht: Ab 01.01.2025 können alle Unternehmen E-Rechnungen versen­den. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich nur noch E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 gilt dies für alle Unternehmen.
  5. Die Einführung der E-Rechnung setzt eine EU-Vorgabe um: Die E-Rechnung ist Voraussetzung für die zukünftige Meldepflicht von steuerbaren Umsätzen an ein bundesweites elektronisches System der Finanzverwaltung. Ab 2028 wird die E-Rechnung auch in Europa Standard.
  6. Bei der Nichteinhaltung der Neuregelungen drohen Konsequenzen: Werden die Regelungen nicht umgesetzt ist nicht nur der Vorsteuerabzug in Gefahr. In einer steuerlichen Außenprüfung drohen neben Steuernachforderungen auch Bußgelder, wenn die geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht eingehalten werden. Diese umfassen neben der revisionssicheren Speicherung der der E-Rechnung (z.B. durch ein DMS-System) auch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation.
  7. Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Die Einführung der E-Rechnung fördert die Digitalisierung und bringt Vorteile wie effiziente Arbeitsabläufe, weniger Zeitaufwand, niedrigere Kosten, mehr Transparenz und optimiertes Cash-Management.
  8. Es gibt auch Ausnahmen von der E-Rechnung: Für Einzelfälle gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht (z.B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrscheine).
  9. Ihre Unternehmens-Software muss die Regelungen der E-Rechnungen umsetzen: Viele Software-Anbieter sind bereits für die E-Rechnung gerüstet, aber Sie müssen auch den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens in den Punkten Leistungsumfang und Kosten gerecht werden.
  10. Mit PLANARIS können Sie Richtung Zukunft steuern: Starten Sie frühzeitig mit der Einführung der E-Rechnung und nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung optimal. Es ist wichtig, eine auf Ihr Unternehmen zuge­schnittene und rechtskonforme Lösung zu finden. Wir begleiten Sie gern!

PLANARIS als unterstützender Partner auf diesem Weg

Gerne möchten wir Sie auf dem Weg zur e-Rechnung begleiten und Sie unterstützen. Ziel unseres Beratungsansatzes ist dabei, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene und rechtskonforme Lösungen zu finden, die neben den neuen Anforderungen an die Rechnungsstellung bislang nicht genutztes Potenzial in ihren gesamten Unternehmensprozessen zum Vorschein bringen.

Zwar bietet der Markt viele Softwarelösungen, die hier sinnvoll sein können. Der erwähnte Aufwand für die Einführung solcher Systeme steht jedoch oft nicht im Verhältnis zu der zu erwartenden Effizienzsteigerung und Kostenreduktion.

DATEV ist als Marktführer im Bereich Rechnungswesen in Deutschland ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung und hält bereits heute schon modulare und kostengünstige Lösungen vor, um gelassen dem Jahr 2025 entgegen zu sehen.

Wir beraten Sie gern zu den DATEV Lösungen.